Разчистването на бъркотията в офиса изисква разбиране на факторите, които на първо място допринасят за дезорганизацията. Процесът е колкото умствен, толкова и механичен. Преди да започнете процеса на организиране, задайте си трудните въпроси относно бъркотията си:
Съществуващите системи вършат ли работата или допринасят за бъркотията?
Фактор ли е липсата на поддръжка?
Вашите неща на правилното им място ли са, но просто има твърде много неща?
Отделено ли е достатъчно място за всяка дейност?
След като разгледате добре причините за безпорядъка си, очертайте офис среда, която ви позволява да поддържате ред. Ето какво трябва да направите:
Инвестирайте в подходящо обзавеждане.Офисите се нуждаят от чиста работна зона, а това означава осигуряване на подходящо пространство за компютърен хардуер и периферно оборудване, място за референтни материали, пространство за файлове и място за често препоръчани консумативи и хартия. Уверете се, че вашите офис мебели осигуряват достатъчно място за работа и съхранение.
Създайте центрове за активност.Офисът трябва да бъде разделен на три зони на дейност: работен център, който включва чисто работно пространство, компютър и често използвани офис продукти; справочния център, който включва класьори, ръководства, речници и професионални книги и материали; и центърът за доставки, който съдържа хартия и други офис консумативи.
Поставете хардуера и периферните устройства правилно.Разположете оборудването си според честотата на употреба. Ако принтерът се използва ежедневно, той трябва да е лесно достъпен. Ако процесорът се използва само за отстраняване на проблеми, той може да бъде поставен под или до бюрото. Ако скенерът се използва рядко, той може да бъде поставен извън работната зона. Когато настройвате хардуера, имайте предвид достъпа до устройства, тави и кабели. Не блокирайте достъпа до чекмеджетата и не заемайте място за краката със заплетени шнурове.
Създайте зона за обработка на хартия.Създайте зона във вашия работен център за документи, които се нуждаят от незабавно действие. Съхранявайте хартия, свързана с клиенти или текущи проекти, в зона, която е лесно достъпна и в полезрението ви. Създайте постоянна система за архивиране на документи, които ще препращате, но не редовно.
